Von außen wirkt alles rund: Aufträge kommen rein, Kunden sind zufrieden. Und trotzdem sitzt du oft länger am Laptop als geplant, springst gedanklich von einer Sache zur nächsten und fühlst dich am Ende des Tages nicht wirklich fertig. Häufig ist nicht fehlender Fleiß das Problem, sondern eine Aufgabenorganisation, die dich heimlich ausbremst und deinen Kopf unnötig voll macht.
Hier sind 7 Warnsignale, dass dein System dir mehr Ballast als Entlastung bringt.
Du suchst Aufgaben quer durch E-Mails, Chats und Notizen
Montagmorgen. Du willst eigentlich mit einem Kundenprojekt starten, verbringst aber die erste halbe Stunde damit, den letzten Stand zusammenzusuchen. Ergebnis: Viele offene Fenster im Browser, der halbe Kaffee ist kalt – und du bist schon gestresst, bevor es richtig losgeht.
Projekte stehen, weil Rückmeldungen fehlen
Du hast deine Aufgabe erledigt, jetzt müsste jemand anderes weitermachen. Ohne System musst du selbst daran denken, nachzufassen. Vergisst du es, liegt die Arbeit tagelang auf Eis und du musst später doppelt so viel nachholen.
Termine und Fristen sind nur in deinem Kopf
Du weißt, dass nächste Woche Kunden-Feedback fällig ist, und dass ein Projekt Ende des Monats abgeschlossen sein soll. Aber weil nichts automatisch erinnert oder sichtbar ist, hängt alles in deinem Gedächtnis – und das ist schon voll genug.
Du beantwortest dieselben Fragen mehrfach
„Wie ist der Stand?“ „Wo finde ich die Unterlagen?“ „Wann war das Meeting?“ Fehlt eine zentrale Stelle für Infos, wiederholt sich dieser Austausch immer wieder und zieht dich jedes Mal aus deiner Arbeit.
Dein Kopf ist dein Projektplan
Deadlines, Absprachen, To-Dos – alles merkst du dir selbst. Das macht dich zum Nadelöhr und sorgt dafür, dass du auch beim Abendessen, im Urlaub oder auf dem Hundespaziergang gedanklich im Business hängst.
Kleine Aufgaben fressen unverhältnismäßig viel Zeit
Angebote schreiben, Rechnungen erstellen, Social-Media-Posts vorbereiten – alles wichtig, aber wiederkehrend. Ohne Automatisierungen musst du jeden Schritt neu machen, statt ihn einmal sauber einzurichten und dann abzuhaken.
Du weißt nicht, wie viele Aufgaben gerade offen sind
Manchmal fragst du dich: „Bin ich eigentlich im Plan oder hänge ich hinterher?“ Ohne Übersicht ist alles ein Ratespiel. Du reagierst nur auf das, was gerade am lautesten ist, statt selbst zu steuern.
Wenn du dich in mehr als zwei dieser Punkte wiedererkennst, arbeitet deine Aufgabenorganisation nicht für dich, sondern gegen dich. Das kostet dich jede Woche Stunden und jede Menge mentale Energie, die du besser für Kundenprojekte oder strategische Entscheidungen nutzen könntest.
Wenn du dich fragst, wie du deine Aufgabenorganisation so aufstellen kannst, dass sie dir Zeit zurückgibt statt dich auszubremsen, wenn du Unterstützung beim Einrichten eines passenden Systems suchst oder einfach Feedback zu deinem aktuellen Vorgehen willst, dann lass uns sprechen. In einem unverbindlichen Gespräch schauen wir uns deine Situation an und ich gebe dir konkrete Empfehlungen, mit denen du sofort Stunden pro Woche sparst und deinen Kopf entlastest.
Liebe Eva,
ich kann Deinem Artikel voll und ganz zustimmen: Wenn man diese Anzeichen wahrnimmt, wird es Zeit für ein Taskmanagement. Ich nutze für firmeneigene Aufgaben Obsidian als Managementsystem, für kundeneigene Aufgaben Stackfield.
Danke dir, Annette! Obsidian ist wirklich ein starkes Tool, gerade wenn es um persönliche Notizen und Zusammenhänge geht. Für komplexere Projekte oder wenn noch andere Personen mit ins Spiel kommen, kann ein Projektmanagement-Tool aber nochmal eine ganz andere Wirkung entfalten – vor allem was Übersicht, Deadlines und Delegation angeht. Wenn dich das interessiert: Ich habe dazu einen Artikel geschrieben, warum ein PM-Tool für Freelancer:innen (und natürlich auch für Agenturen) oft der nächste logische Schritt ist 👉 [Link].