„Was kann man eigentlich automatisieren?“ ist eine der häufigsten Fragen, die mir gestellt werden. Meistens schwingt dabei die Erwartung mit, ich hätte eine Liste mit den „Top 10 Automatisierungs-Hacks“ oder eine Software-Empfehlung in der Tasche, die per Klick alle Aufgaben verschwinden lässt.
Die Wahrheit ist: Diese Frage ist genauso schwer (oder leicht) zu beantworten wie: „Was kann man mit einem Stift schreiben?“
Die Antwort lautet: Alles, was du in Worte fassen kannst.
Bei der Automatisierung ist es exakt dasselbe: Du kannst alles automatisieren, was du in eine eindeutige Logik fassen kannst.
Das ist das ganze Geheimnis. Wir könnten den Artikel hier beenden, aber dann würdest du den besten Teil verpassen: Denn der eigentliche Hebel liegt darin, zu verstehen, wie Automatisierung als Business-Architektur funktioniert. Sobald du diesen Blickwinkel hast, musst du nie wieder nach einer Liste mit Ideen suchen – du wirst die Möglichkeiten überall selbst sehen.
Digitale Delegation: Automatisierung als pedantischer Mitarbeiter
Automatisierung ist im Kern die höchste Form der formalen Delegation.
Wenn du eine Aufgabe an einen Menschen delegierst, nutzt dieser seinen Kontext, seine Erfahrung und seine Intuition. Er füllt die Lücken in deiner Anweisung „zwischen den Zeilen“ aus. Ein digitales System hat diese kognitive Kulanz nicht. Es hat keinen Interpretationsspielraum.
Automatisieren bedeutet daher, eine Anweisung so präzise zu formulieren, dass sie keine Fragen offenlässt. Du delegierst nicht die Verantwortung für das Mitdenken, sondern die exakte Ausführung einer unumstößlichen Regel.
Die systemische Eignungsprüfung
Damit ein Prozess automatisierbar ist, muss er durch dieses Sieb fallen. Wenn ein Kriterium fehlt, ist das Thema (noch) nicht reif für die Technik:
- Regelbasierung (Determinismus): Gibt es ein klares Gesetz? Wenn X passiert, folgt zwingend Y. Sobald Sätze fallen wie „Das entscheide ich von Fall zu Fall“ oder „Da höre ich auf mein Bauchgefühl“, ist das Ende der Fahnenstange erreicht. Logik ist die Abwesenheit von „Vielleicht“.
- Strukturierte Daten: Kann die Information direkt verarbeitet werden oder muss sie erst gedeutet werden? Eine Maschine braucht klare Felder (Name, E-Mail, Betrag, Status), keine emotionalen Fließtexte oder vage Sprachnachrichten.
- Definition der Ausnahmen: Was passiert, wenn die Regel nicht greift? Ein Prozess ist erst dann systemisch rund, wenn der „Nein-Zweig“ (was passiert im Fehlerfall?) genauso präzise definiert ist wie der Erfolgsweg.
Das Denkmodell: Die Wenn-Dann-Architektur
Ein hilfreicher Perspektivwechsel ist es, den Fokus weg von Software-Namen hin zu logischen Ketten und Übergabepunkten (Handshakes) zu lenken.
Automatisierung ist das Design von Wenn-Dann-Beziehungen. Es geht darum, Dominosteine so aufzustellen, dass der Impuls von Stein A zwingend Stein B umwerfen muss. Damit dieser Impuls fließt, braucht es an jedem Übergabepunkt einen sauberen Handshake:
„Wenn Information X in Form Y vorliegt, dann löse Aktion Z aus.“
Die eigentliche Arbeit findet zu 80 % vor dem ersten Tool-Login statt. Die entscheidende Frage ist nicht: „Welche App verbinde ich mit welcher?“, sondern: „Welche Information muss an welcher Stelle in welcher Form vorliegen, damit der nächste Schritt ohne menschliches Eingreifen ausgelöst werden kann?“
Checkliste: Ist dein Vorhaben bereit?
Bevor du über Tools nachdenkst, geh diese Punkte durch. Wenn du überall ein Häkchen setzen kannst, steht der Architektur nichts mehr im Weg:
- [ ] Vollständigkeit: Hast du den Prozess einmal so aufgeschrieben, dass eine fremde Person ihn ohne eine einzige Rückfrage ausführen könnte?
- [ ] Trigger-Klarheit: Ist der Startpunkt digital eindeutig identifizierbar (z. B. ein Formular-Absenden, ein Zahlungseingang)?
- [ ] Haftung: Ist klar, wer für das Ergebnis des Prozesses verantwortlich ist, auch wenn eine Maschine ihn ausführt?
- [ ] Output-Definition: Ist das Ziel so klar, dass man das Ergebnis objektiv als „richtig“ oder „falsch“ bewerten kann?
Fazit: Vom Suchen zum Bauen
Die Frage „Was kann ich automatisieren?“ klärt sich von selbst, sobald du deine Prozesse mit der nötigen Schärfe betrachtest. Du suchst dann keine Möglichkeiten mehr im Außen, sondern schaffst die Voraussetzungen im Innen.
Automatisierung ist kein Event und kein Software-Kauf. Es ist das sichtbare Ergebnis von organisatorischer Klarheit. Wenn deine Logik steht, ist das Tool am Ende nur noch das Werkzeug, um diese Klarheit skalierbar zu machen.
Bereit für echte Entlastung? Wenn du deine „pedantischen Mitarbeiter“ erst einmal sauber instruiert hast, arbeiten sie für dich, während du dich um die Dinge kümmerst, die wirklich dein Bauchgefühl und deine Intuition brauchen.
Lass uns gemeinsam prüfen, welche deiner Aufgaben bereit für Automatisierung sind.